Zespół rozproszony – TOP 3 narzędzia do komunikacji
W sieci co rusz pojawiają się nowe pytania i jeszcze więcej niejednoznacznych odpowiedzi w kwestii wyboru narzędzia do komunikacji. Ciężko więc wyciągnąć wniosek, na które komunikatory wewnętrzne w firmie się zdecydować. Rozbieżność ta wynika zapewne z faktu, że różne społeczności mają rozmaite potrzeby interakcji i będą się przez to inaczej komunikować. Poniżej, przedstawiamy zestawienie trzech najbardziej popularnych, wewnętrznych komunikatorów dla zespołów, a także ich poszczególne wady i zalety.
Slack – “Gdzie dzieje się praca”
W internecie ciężko natrafić na artykuł, poradnik czy komentarz, który na pierwszym miejscu nie pozycjonowałby właśnie to narzędzie do komunikacji. Slack w rzeczy samej został okrzyknięty idealną platformą społecznościową do pracy w zespole już kilka lat temu. Bez wątpienia wynika to z faktu, że Slack w myśl swoich założeń ma tworzyć pracę przyjemniejszą, prostszą i bardziej produktywną. Odciąży on Twoją skrzynkę mailową i przekieruje wszystkie wiadomości dotyczące pracy w jedno miejsce.
Jakie są zalety Slack’a?
– Slack jest przede wszystkim prosty w obsłudze i przyjazny dla użytkownika. Intuicyjny, posiada prosty interfejs, ładny i przejrzysty design;
– Zawiera długą listę integracji – aplikacji, które można dodać i w ramach nich omawiać treści na różnych platformach bezpośrednio w Slacku. Przykładem jest chociażby Dysk Google.
– Jest idealny zarówno dla małych firm, jak i dużych korporacji. Każdy z działów może posiadać odrębny kanał i wątek chatu, co znacznie porządkuje pracę zespołów.
A wady?
– Wersja bezpłatna jest ograniczona do 5 członków, przy stosunkowo wysokiej cenie pełnego pakietu;
– Konieczność ciągłego śledzenia wątków. Przy braku stałego monitorowania konwersacji wcześniejsze wątki mogą szybko przepaść na rzecz nowych, przez co firmy zatrudniające pracowników zdalnych mogą mieć problem z utrzymaniem wszystkich na bieżąco;
– Problemy organizacyjne: możliwość tworzenia wielu wątków na raz może nieść za sobą także spore trudności w uporządkowaniu pracy. Trudno czasami nadążyć za wieloma jednoczesnymi rozmowami w czasie rzeczywistym, co może mieć miejsce w szczególności w większej firmie.
Microsoft Teams
Pod koniec roku 2018 na rynku zawrzało. O nowym zastępstwie dla Skype’a dla firm pisały wszystkie portale z branży. Microsoft udostępnił nowe narzędzie do komunikacji wewnętrznej dla zespołów – Teams. Dziś ten komunikator osiągnął liczbę 13 mln użytkowników korzystających z tej aplikacji codziennie. Te dane oznaczają jedno: Microsoft Teams stał się bardziej popularny niż Slack. Co sprawia, że zespoły pokochały to narzędzie?
Zalety Microsoft Teams
– Integruje całe środowisko w jednym miejscu, oferuje opcję chat’a z pełną historią i opcją rozmowy w grupach oraz daje możliwość organizacji video spotkań. Ponadto, zapewnia darmowy dostęp do wszystkich funkcji, które oferuje Slack w wersji płatnej.
– Zapewnia wspólny obszar roboczy dla wszystkich aplikacji w Microsoft Office, takich jak Planner, OneNote, Sharepoint, Outlook, Yammer, OneDrive, Excel, Skype, Word i inne.
– Jest elastyczny, sprawdzi się w wielu branżach, w tym w sprzedaży, marketingu, zarządzaniu projektami, inżynierii, obsłudze klienta itp.
Wady Microsoft Teams
– Nie pozwala użytkownikom spoza organizacji na uczestnictwo w grupach, co oznacza dodatkowe koszty dla licencji “Office 365” przy zewnętrznych współpracownikach.
– Jako produkt z rozszerzenia pakietu Office 365 faworyzuje i podbija produkty Microsoftu, co nie zawsze może być najkorzystniejszym rozwiązaniem dla mniejszych firm i freelancerów.
– Posiada pewne ograniczenia, jak chociażby brak powiadomień, niewielka liczba kanałów oraz nieproduktywne zużycia pamięci.
Rocket Chat – chat z open sourcem
Autorzy tego zintegrowanego programu do komunikacji, mieli jeden cel: stworzenie narzędzia do komunikacji, które będzie darmową opensourcową wersją Slacka. Platforma ta umożliwia stworzenie własnego serwera chatu i jego szeroką konfigurację z poziomu administratora.
Zalety Rocket Chat
– Komunikacja możliwa jest na trzy różne sposoby: publiczny, prywatny i tzw. “jeden na jeden”. Ułatwia to zarządzanie wielowątkowymi treściami.
– Możliwość stworzenia “Livechat’u” i umieszczenia go na stronie internetowej, co pozwala nawiązywać kontakt z odwiedzającymi.
– Wersja darmowa nie posiada żadnych ograniczeń, jeśli decydujemy się sami dbać o serwer i backupy. Prawie połowa użytkowników uznaje to za dużą zaletę.
Wady Rocket Chat
– Jedną z największych wad Rocketa jest aplikacja mobilna, która swoją funkcjonalnością pozostaje daleko za tymi dedykowanymi dla Slacka czy innych komunikatorów.
– Posiada znacznie mniejszą liczbę aplikacji do integracji niż konkurencja.
– Utrzymywanie własnego serwera może być bardzo uciążliwe dla użytkowników – dobrze skorzystać wtedy z wersji płatnej 50 dolarów na miesiąc przy zespole do 50 użytkowników i 50GB pamięci.
Czy już wiesz, jakie narzędzia do komunikacji sprawdzą się najlepiej w Twoim zespole?
By trafnie udzielić odpowiedzi na to pytanie, trzeba jasno określić potrzeby komunikacyjne i możliwości tych narzędzi. Jeśli nasz zespół jest mały i nie potrzebuje bardzo dużych zasobów pamięci skorzystajmy z darmowej wersji Slacka, intuicyjnej i idealnej dla mniejszych organizacji. Z kolei zarządzając znacznie większą firmą, która posiada zespoły z różnych branż, z pewnością warto sięgnąć po niezawodne, elastyczne i dobrze rozbudowane dla produktów Microsoft, narzędzie Teams. A co, jeśli nasz zespół będzie w stanie utrzymać własny serwer chatu w imię większej ilości miejsca i braku kosztów? Może Rocket Chat jest wówczas odpowiedzią?