Praca zdalna dobrze zaimplementowana

O tym, jak przygotować firmę do pracy zdalnej i dlaczego warto zrobić audyt firmy pod kątem implementacji pracy zdalnej pisze Nadia Harris-Kosior z Remote School.

Biorąc pod uwagę bardzo pozytywne statystyki oraz prognozy dotyczące efektywności pracy zdalnej, można śmiało wskazać, że zadomowiła się ona u nas na dobre i wcale nie ma zamiaru znikać. Pamiętajmy jednak, że praca zdalna jest o tyle efektywna, o ile zostanie dobrze zaimplementowana. Jakie są więc najgorsze zagrożenia dla firmy przy wprowadzaniu pracy zdalnej? Jeśli takie wdrożenie pracy zdalnej przeprowadzi się szybko, byle jak i po łebkach, to może przynieść bardzo duże straty. Nieprzygotowana kadra zarządzająca i pozbawieni odpowiednich narzędzi pracownicy to pewny przepis na kłopoty. Dlatego też zawsze zalecamy, jeśli to możliwe, dokładny audyt firmy w celu ustalenia jej gotowości do wdrożenia modelu zdalnego. A następnie rozsądne, cierpliwe podejście do zmian w jej organizacji.

Procesy wewnątrz firmy

Bardzo często (w 57% przypadków) firmy, nawet jeśli wspierają rozwój pracy zdalnej, nie posiadają odpowiednich systemów i procedur wewnętrznych. Jest to bardzo poważny problem, bo ten nowy sposób wykonywania obowiązków niesie ze sobą sporo kwestii do rozwiązania. Między innymi należy ustalić, które stanowiska są w pełni zdalne. Które tylko częściowo, a które wciąż powinny być na miejscu (ochroniarz pracujący zdalnie nie brzmi jak efektywne rozwiązanie). Metoda “One size fits all” nie zadziała w tym przypadku. To oczywiście nie jedyna kwestia. Należy przemyśleć wiele kwestii – od zaawansowanej kontroli nad pracownikami, przez problemy z komunikacją, aż po kwestie IT. Aby poradzić sobie ze wszystkimi nowymi wyzwaniami, potrzebne będzie wykonanie dokładnego audytu (temat ten rozwiniemy później).

Komunikacja i zarządzanie

Praca w biurze pozwala nam na szybki kontakt z każdym z członków zespołu, a pracodawcy na szybką kontrolę pracy lub otrzymanie rezultatów w mgnieniu oka. Wraz z wdrożeniem pracy zdalnej te możliwości znikają. A koordynowanie zespołu wymaga korzystania z różnorakich form komunikacji elektronicznej – maila, telefonu, czy wszelkiej maści komunikatorów. Jest to oczywiście wykonalne. Niestety wiele firm nie przygotowuje się odpowiednio do wprowadzenia pracy zdalnej, co uderza w ich efektywność. Bez odpowiedniego przeszkolenia pracownicy nie będą potrafili skoordynować swojej pracy, a pracodawcy może nie spodobać się brak kontroli nad pracownikami. W ten sposób powstają opóźnienia i tarcia w zespole, które mogą jedynie pogorszyć jego efektywność.

Rozwiązaniem jest gruntowne przeszkolenie zespołu z zakresu pracy zdalnej. Pracownicy muszą być przygotowani do korzystania z komunikatorów elektronicznych, do organizacji spotkań oraz przesyłania rezultatów pracy. Kadra zarządzająca również będzie potrzebowała przeszkolenia. Należy przyzwyczaić się do zdalnego zarządzania zespołem, który być może jest rozsiany nie tylko po kraju, ale i po świecie. 

Bezpieczeństwo danych

Praca zdalna opiera się na korzystaniu z Internetu. To jego rozwój pozwolił na większą popularność tej formy pracy i to właśnie od niego wychodzi wiele zagrożeń. Nierozważne poruszanie się w elektronicznym środowisku może być niebezpieczne dla Twojej firmy i ważnych danych. 

Przykładem niech będzie kwestia korzystania z sieci publicznych. Dane firmy znajdujące się na podłączonym do publicznego Wi-Fi laptopie to dla przeciętnie uzdolnionego hakera niemalże prezent. Jedno wejście na nieodpowiednią witrynę i jedno pobrane w ten sposób ransomware może narobić sporych szkód. Prywatne urządzenie pracownika może mieć za słabą ochronę przed ewentualnymi próbami kradzieży – i tak oto lista wciąż się powiększa.

Oczywistym wyjściem jest wprowadzenie zasad i ograniczeń. Mówiliśmy już o tym, że nie każda praca może być wykonywana zdalnie – ale powinno się dopilnować, aby pracownicy pracujący zdalnie zachowywali wszelkie niezbędne środki ostrożności. Dobre i zaktualizowane firewalle, antywirusy oraz odpowiednio dobrana usługa przechowywania danych w chmurze mogą znacznie ograniczyć ryzyko. Być może warto – w miarę posiadanych środków oczywiście – zapewnić pracownikom służbowe urządzenia lub przynajmniej ograniczyć używanie prywatnych. Powód jest prosty! Prywatne urządzenie może zostać zgubione na wakacjach, ukradzione z domu lub po prostu może nie być odpowiednio zabezpieczone. 

Ale zagrożenie dla naszych danych może nadejść nie tylko ze strony Internetu. Zwykły złodziej może wyrwać pracownikowi laptopa z ważnymi dla naszej firmy informacjami. Nawet zbyt głośna rozmowa telefoniczna o sprawach zawodowych może sprawić, że nasze poufne dane będą zagrożone. Odpowiednie zabezpieczenia i ograniczenia to podstawa bezpieczeństwa naszych danych. 

Od czego zacząć, czyli audyt firmy

Jeśli już przekonaliście się do pracy zdalnej, pierwszym waszym krokiem jest wykonanie gruntownej analizy firmy. Audyt jest niezbędny, aby wdrożenie pracy zdalnej było dla was korzystne i skalowalne. Na czym należy się skupić?

Każda firma jest wyjątkowa, więc wdrażanie systemu pracy zdalnej również będzie unikalne. Próba pełnego skopiowania modelu znanego z innej organizacji może w najlepszym przypadku prowadzić do marnowania potencjału firmy. A w najgorszym do ponoszenia przez nią strat.

Prawodawca a pracodawca

Ustaliliśmy już, że praca zdalna to nie mrzonka i że z pewnością będzie ważnym elementem rynku przyszłości. Niestety przepisy prawne wciąż tego nie odzwierciedlają – cała sprawa rozbija się o kwestie odpowiedniego określenia pracy zdalnej.

Obecnie w polskim prawie mamy dwie, standardowe formy pracy zdalnej. Pierwszą jest telepraca, która zakłada wykonywanie obowiązków w domu i przekazywanie efektów swojej pracy pracodawcy za pomocą kanałów komunikacji elektronicznej takich, jak mail. Jest ona uregulowana wieloma przepisami i można uznać ją za relatywnie stabilną prawnie. Drugą formą jest “home office”, które zakłada, że praca zdalna jest tylko tymczasowa. Oraz że pracownik oficjalnie i przynajmniej przez znaczącą część czasu powinien znajdować się w biurze firmy. W przeciwieństwie do telepracy nie jest ona uregulowana przepisami szczególnymi. Opiera się na umowie ustnej, między pracodawcą a pracownikiem, często nawet regulaminy wewnętrzne firmy nie regulują tej kwestii, chociaż powinny.

Oczywisty jest tutaj potencjalny konflikt. Podczas, gdy pracownik, w szczególności starający się pozostać tzw. freelancerem, będzie preferował telepracę, pracodawca może naciskać na oparcie warunków umowy o home office – co może być niewygodne dla pracownika. Już rzecz tak prozaiczna, jak dojazd do siedziby firmy przez zakorkowane centrum miasta sprawia, że stała praca zdalna jest dla pracownika o wiele bardziej atrakcyjna. To samo tyczy się wychowywania dzieci, opieki nad chorymi członkami rodziny, czy mieszkania poza obrębem miasta – praca zdalna to wszystko znacznie upraszcza. Niestety, poza telepracą i specustawą z marca 2020 (Ustawa o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19), jak na razie brak odpowiednich przepisów prawnych zaspokajających potrzeby zarówno pracowników, jak i pracodawców. Jednakże konieczność ich powstania jest przy obecnym rynku pracy oczywista.

Ale nie tylko dobór określenia jest problematyczny, jeśli chodzi o kwestię prawną. Wiele innych elementów stwarza zapotrzebowanie na nowe przepisy dotyczące tej materii. Kwestia wypadków przy pracy jest jednym z nich. Wypadek w biurze nie pozostawia żadnych wątpliwości co do uznania go za wypadek przy pracy, ale w przypadku pracy z domu lub po prostu pracy zdalnej sprawa się komplikuje. Jak ocenić poślizgnięcie się na rozlanej kawie w kawiarni? Co prawda wykonywaliśmy w tym czasie obowiązki, ale czy można zweryfikować czy pracownik zachował ostrożność i czy był trzeźwy? Tego typu kwestie to ogromny problem i balast dla prawodawcy – będą musiały być rozwiązane w przyszłości.

Co dalej?

Praca zdalna to przyszłość. I choć epidemia koronawirusa zmusza nas do natychmiastowego jej wdrożenia, nie powinniśmy patrzeć na to rozwiązanie z przymrużeniem oka. Nadejście ery pracy zdalnej było i jest oczywiste. Skoro okoliczności już nas do tego zmusiły, akurat teraz, to być może warto zdobyć przewagę nad konkurencją i przygotować się do zmian zachodzących na rynku pracy? W miarę postępującej wymiany pokoleniowej trzeba będzie zacząć się zmieniać. Nowe pokolenie jest o wiele bardziej utalentowane w obsłudze urządzeń elektronicznych i komunikatorów internetowych, a coraz mniej przywiązane do jednego miejsca. W tej sytuacji pracodawcy będą musieli inwestować w pracę zdalną – a im szybciej to zrobią, tym lepiej dla ich firmy.