W czym Wirtualna Asystentka może pomóc Twojej firmie?
Po co firmie wirtualna asystentka? Co taka osoba może robić? W czym odciążyć?
Dobre pytanie, a dlaczego potrzebujemy w firmie pracownika? Wirtualna Asystentka jest alternatywą szczególnie dla firm, które potrzebują specjalisty do rozwoju swojej firmy lub jednego konkretnego działu i wiedzą, że mogą na tym systemie współpracy sporo oszczędzić.
Ze znanej na świecie definicji, bazowymi zadaniami dla WA są prace biurowo-administracyjne plus specjalizacja. To może być rekrutacja, strony www, grafika, marketing itd. Spotykam się coraz częściej z osobami, które potrafią tyle rzeczy, że aż sama zastanawiam się, czy takie osoby nadal są WA. Odpowiedź brzmi jednak tak. Z definicji taka osoba to organizator, koordynator oraz wykonawca w jednym. Najpierw w zadaniach rutynowych, powtarzalnych, a później lub równocześnie projektów złożonych.
Klienci, którzy korzystają z naszych usług, często odpuszczają na dłuższy czas plany o zatrudnianiu pracownika na etat. Drąży we mnie pytanie: PO CO firmie WA? Z pewnością po to, aby zobaczyć, jak to jest mieć pracownika (jeżeli jeszcze nigdy go nie mieliśmy). A także, aby nauczyć się planować i delegować, aby odciążyć budżet firmy. Wiele klientów WA ma już pracowników etatowych, kolejni na tych samych stanowiskach, z takim samym kosztem byliby sporym wydatkiem. Wprowadzenie takich zdalnych osób lub zespołów zdalnych WA są świetnym rozwiązaniem.
Wirtualne Asystentki mogą — pracując przez 3 lub 4h godziny – spokojnie zastąpić dzienne zapotrzebowanie pracownika na pełny etat. A jeżeli szukamy kogoś na pół etatu, wystarczą 4 godziny, ale w tygodniu. Pewnie zapytasz jak to możliwe. Każdy właściciel firmy podejrzliwie patrzy na mnie, nie wierząc takim wyliczeniom.
WA płacisz tylko za czas poświęcony pracy.
Oczywiście są większe i mniejsze projekty. Jednak po 5 latach obserwuję jak klienci wybierają u nas pakiet np. 10 godzin, a później nie mogą się nadziwić, że wykorzystanie takiego czasu w miesiącu jest trudne, ponieważ WA odejmuje czas TYLKO, kiedy wykonuje zadania.
Kiedy jesteśmy w biurze, nasz czas się poszerza, ponieważ rozpraszają nas zewnętrzne rzeczy: kolega z pracy, herbata, śniadanie, obiad, krótkie pytanie od koleżanki z pracy. Oczywiście Wirtualna Asystentka pracując z domu, również może mieć takie sytuacje (jeść powinna). Jednak ciągle to nie zmienia faktu, że płacisz jej TYLKO za czas, w którym pracuje, a nie w którym JEST.
Gdzie szukać idealnej asystentki?
Prowadzę agencję Wirtualnych Asystentek i specjalizuję się w dobieraniu WA lub zespołów zdalnych WA do firm. Jeżeli jednak chcemy poszukać samodzielnie, polecam LinkedIn oraz grupy na Facebooku, np. Wirtualna Asystentka. Idealną asystentkę znajdziemy w momencie, kiedy stworzymy klarowne i jasne ogłoszenie. To dzięki niemu otrzymamy CV, które będą dla nas cenne, a nie — marnowaniem kolejnego czasu.
O co warto zapytać podczas rozmowy kwalifikacyjnej?
W ogłoszeniu warto poprosić o rekomendacje lub portfolio. Jeżeli umiejętności, które posiada WA, są dla nas cenne. Podczas rozmowy dobrze jest sprawdzić, czy jest między Wami dobra energia. Popularne — flow. Często słyszę od przedsiębiorców, że mieli dziwne odczucia podczas rozmowy, ale z powodu pośpiechu zatrudnili kogoś, a później walczyli sami ze sobą, bo „no dobrze pracuje, ale jakoś nie możemy się ciągle dotrzeć”.
W pracy zdalnej komunikacja jest utrudniona z powodu wielu czynników. Oczywiście szereg narzędzi ułatwia nam taką pracę i w pewnym sensie „zbliża” ludzi, jednak w momencie, kiedy osoby są od siebie oddzielone wieloma kilometrami, to jak ktoś wyraża swoje opinie i potrzeby naprawdę ma znaczenie.
My rozwiązujemy ten problem dzięki testom osobowościowym, ale to temat na kolejny artykuł. 😉 Z pewnością wybierając WA, trzeba trzymać się mocno ustalonych przez siebie potrzeb i pamiętać KOGO szukamy. Czasami rozmowa z kimś wyjdzie super, ale nie ma wymaganych umiejętności i pod wpływem emocji ulegamy takiej współpracy. Trzeba znaleźć złoty środek. Polecam po nawet najlepszej rozmowie, zrobić minimum dzień przerwy na ochłonięcie i podjęcie decyzji „na chłodno”.
