Praca zdalna – krajobraz po burzy?

COVID-owy armagedon powoli ustępuje, gospodarka się odmraża, pracownicy wracają do biur, na razie rotacyjnie, z dużą ostrożnością. Departamenty HR mają ręce pełne pracy, wszyscy zastanawiają się, jak wrócić bezpiecznie. Są jednak i tacy, którzy zadają sobie pytania: czy wrócić na zawsze w pełnym składzie, czy jednak pozostawić większy udział pracy zdalnej, skoro się sprawdziła? No właśnie! Czy zamkniemy pracę znowu w biurach w centrach miast? Czy damy jej trochę wolności i jakie ta wolność może przynieść efekty? Przedstawiciele kilku firm z różnych branż podzielili się z nami swoimi doświadczeniami i przemyśleniami.

Zanim świat się zatrzymał…

Home office w wielu firmach stosowany był przed pandemią. W Grupie Żywiec istniała możliwość skorzystania z home office po uzgodnieniu z menadżerem. Dotychczas z tej formy pracy korzystali głównie pracownicy biurowi, rzadziej produkcyjni czy terenowi. Z kolei w ANG Spółdzielnia, firmie zajmującej się doradztwem finansowym, w systemie zdalnym pracownicy mogli pracować sześć dni w roku. Większa ilości dni pracy zdalnej była możliwa tylko w uzasadnionych przypadkach, po konsultacji z zarządem. Natomiast w NeuroSYS dostępny był jeden dzień pracy zdalnej w tygodniu. Również w wydawnictwie Miasto Kobiet istniała teoretycznie możliwość home office, jednak bardzo rzadko ktoś z niej korzystał. Są też i takie organizacje np. Fundacja Mamo Pracuj, gdzie cały zespół od zawsze pracował zdalnie oraz takie, jak np. Nice To Fit You, gdzie praca zdalna dotyczyła niektórych działów.

Modeli było bardzo dużo, a chęć po stronie pracowników spora. Jak wynika z badania Homejob, zrealizowanego przed pandemią, z firmą ARC Rynek i Opinia – tylko 36% Polaków miało możliwość korzystania z pracy zdalnej, a 70 % deklarowało, że chętnie by z takiej opcji korzystali, gdyby była w ich miejscach pracy dostępna.

Bez wyjść, bez kontaktów, czyli home office wiosna 2020

To, że praca zdalna nie jest rozwiązaniem dla każdego, było wiadome od zawsze. Pandemia ją wymusiła, w dodatku rzuciła liczne kłody pod nogi, takie jak brak miejsca do pracy, obecność domowników 24/dobę oraz liczne obowiązki domowe, wykonywane niejako „przy okazji”. Mimo tych przeszkód wiele osób doceniło taki tryb pracy, chociaż było wielu takich, którzy jak najszybciej chcieli wrócić do biur i odzyskać swoje stare życie.

Katarzyna Dmowska, Wiceprezes ANG Spółdzielnia komentuje:

– Nasze koleżanki i nasi koledzy mają różne odczucia dotyczące pracy zdalnej. Są tacy, którzy uważają, że dzięki pracy w domu wreszcie mogli się skupić i ich efektywność uległa zdecydowanej poprawie. Te osoby są najbardziej skłonne, aby taki tryb pracy utrzymać również po pandemii. Są również tacy, którzy ze względu na obszar pracy, mimo braku dojazdów, na swoje obowiązki poświęcają znacznie więcej czasu niż przed pandemią. (…) Inni nasi koledzy nie wyobrażają sobie dalszej pracy poza biurem i chcieliby już wrócić, a część z nas powrót ma już za sobą. Powody mogą być różne: brak odpowiedniego miejsca do pracy, dostępność do narzędzi pracy, które są w biurze (sprzęty biurowe niezbędne przy wykonywaniu obowiązków służbowych, dostęp do katalogów papierowych), potrzeba zmiany środowiska na czas pracy, zbyt duża liczba domowników. Mieliśmy również taką obserwację, że na początku pandemii większość osób, zmuszonych do pracy zdalnej, była niezadowolona i komunikowała tęsknotę za pracą w biurze. Jednak, z biegiem czasu, zaczęli się przyzwyczajać i nawet polubili pracę z domu.

Paulina Leja, Recruiter & Employer Branding Specialist z NeuroSYS przyznaje:

Te miesiące pokazały, że pracownicy świetnie potrafią się dostosować oraz wykazać dużym zaangażowaniem, pomimo nietypowych warunków, jakim jest praca na odległość i społeczna kwarantanna. Wiele osób niezwykle chwaliło sobie wygodę, którą dzięki temu zyskało. Oczywiście zauważyć można było również ciemniejszą stroną takiego trybu – nie wszyscy pracownicy mają warunki komfortowej pracy z domu, niektórzy skarżyli się na problemy z koncentracją czy pogorszenie komunikacji. Finalnie nie zauważyliśmy spadku efektywności, co traktujemy jako ogromny sukces naszego zespołu. Zaistniała sytuacja pokazała nam, że potrafimy tak pracować, są osoby, które są dzięki temu bardziej zadowolone, jednak nie dotyczy to wszystkich.   

Z kolei Aneta Pondo, redaktorka naczelna Miasta Kobiet i prezeska Fundacji Miasto Kobiet podkreśla, że praca zdalna praktykowana przez wiele tygodni pozwoliła dostrzec nowe możliwości dla organizacji czasu pracy, z uwzględnieniem indywidualnych potrzeb członków zespołu oraz rodzaju wykonywanego w danym momencie zadania:

– Zauważyłam, że każdy z nas lubi inny tryb pracy, np. moja zastępczyni woli w domu, gdzie nikt jej nie przeszkadza i nie ma miliona pytań do niej, a menedżerka ds. kluczowych klientów, zdecydowanie woli przychodzić do biura. W tej chwili nadal pracujemy w większości w trybie home office, i prawdopodobnie utrzymamy już taki stan, natomiast raz w tygodniu spotykamy się w biurze, gdzie podsumowujemy tydzień, który minął i planujemy kolejny. Mam wrażenie, że bardzo uporządkowało to naszą pracę, wymusiło lepszą organizację i fokusowanie się na tym, co naprawdę jest najważniejsze na dany moment dla firmy.

Kwestię trudności w organizacji pracy zdalnej podkreśla też Agnieszka Czmyr-Kaczanowska Employer Branding Manager, współzałożycielka i wiceprezeska Fundacji Mamo Pracuj, której zespół od zawsze pracował wyłącznie zdalnie:

– Nie każdy jest gotowy pracować zdalnie i nie dla każdego taki tryb pracy jest dobry. Praca zdalna wymaga ogromnych umiejętności organizacyjnych. Oczywiście czas pandemii był wyjątkowy i tych trudności było znacznie więcej, ale na pewno sprawił, że otwarte zostały jakieś drzwi.

To, jak pracownicy oceniali home office podczas pandemii, w dużej mierze zależało od przygotowania pracodawców, komunikacji i wsparcia dla pracowników.

Agnieszka Górecka, Kierownik Rozwoju i Rekrutacji w Grupie Żywiec podkreśla:

– Nasza firma była przygotowana do przejścia na pracę zdalną – wszyscy pracownicy biurowi mają laptopy, VPN, dostęp do niezbędnych systemów. Jednym z kluczowych wyzwań było dla nas przygotowanie naszych liderów do tego, jak pracować zdalnie z całym zespołem, jak poradzić sobie w sytuacji kryzysowej. Ponadto, organizowaliśmy szkolenia dla pracowników dotyczące efektywnego zarządzania czasem, które cieszyły się dużym zainteresowaniem – brało w nich udział każdorazowo nawet ponad 200 osób. Całkowicie zmieniły się też nasze metody współpracy – spotkania organizowane online muszą być krótsze od tych „w realu”, aby wciąż były efektywne.

Powrotów nie będzie?

Będą, ale nie w 100 procentach, bardzo przemyślane i – jak podkreślają nasi rozmówcy – temat będzie wymagał nowego podejścia. Wygląda jednak na to, że firmy są otwarte na nowe rozwiązania, dobre zarówno dla nich, jak i dla ich pracowników. 

Rafał Bartoszewicz z Nice To Fit You podkreśla, że przy decyzjach dotyczących rozszerzania pracy zdalnej ważna jest kwestia zakresu obowiązków:

– To, czy praca zdalna będzie po pandemii kontynuowana i rozszerzana zależy od wielu czynników. Jednym z nich, chyba kluczowym, jest rodzaj wykonywanej pracy. Istnieją obszary, które są łatwe do rozliczenia, bo mają swoje parametry wskazujące na efektywność wykonywanej pracy. W takich sytuacjach, jeżeli będzie chęć ze strony pracownika, nie ma potrzeby ściągać go do firmy, zwłaszcza jak mieszka po drugiej stronie miasta i dojazd trwa półtorej godziny. Oczywiście pod warunkiem, że jest efektywny, ale efektywny powinien być bez względu na miejsce wykonywanej pracy. Są jednak takie obszary, które wymagają kontaktu bezpośredniego. Na pewno jesteśmy otwarci na pracę zdalną, już dziś w niektórych obszarach testujemy pracę zdalną, jednak szersze jej zastosowanie wymaga dokładnej analizy.

Z kolei pracownicy Grupy Żywiec na pewno w większym stopniu będą korzystali z pracy zdalnej, niż w czasie przed pandemią. Co ważne, Grupa Żywiec przygotowywała się do bardziej elastycznego modelu pracy już wcześniej, w związku ze zmianą siedziby warszawskiego biura, która nastąpi już za dwa miesiące. Nowa przestrzeń jest zaprojektowana tak, aby wspierać różnorodne potrzeby pracowników.

Nasza nowa siedziba będzie podzielona na strefy dedykowane różnym rodzajom pracy: twórczej, koncepcyjnej, wymagającej skupienia. To oznacza, że pracownicy będą migrowali w ramach biura, w zależności od realizowanych zadań. Bardzo zależało nam też na stworzeniu przestrzeni sprzyjającej pracy zespołowej. – komentuje Agnieszka Górecka.

Nad nowym modelem pracy myśli też ANG Spółdzielnia:

– Będzie to swoista hybryda pracy z domu i biura. Z pewnością inaczej będzie on wyglądał dla różnych osób – w zależności od predyspozycji osoby i potrzeb danego stanowiska – komentuje Michał Kwasek, członek zarządu ANG Spółdzielni.

Agnieszka Czmyr-Kaczanowska z mamopracuj.pl podkreśla ważną rzecz, dotyczącą wsłuchania się w potrzeby pracowników:

Warto ostrożnie podchodzić do tematu, gdyż nakazując pracę zdalną można bardzo skrzywdzić tych, którzy nie są gotowi na taki tryb. Z drugiej strony tym, którzy są na pracę zdalną gotowi, daje ona więcej możliwości dysponowania swoim czasem, np. w opiece nad dzieckiem. Pamiętajmy, że praca zdalna powinna być proponowana osobom, które naprawdę tego chcą i które zweryfikują, czy jest to model dla nich. Podczas pandemii wykonany został ogromny krok na przód, jednak należy tu działać z rozwagą.

Pierwszy krok w kierunku poznania preferencji swoich pracowników wykonało NeuroSYS, które wprost, w imiennej ankiecie, zapytało ich, jaki jest ich preferowany wymiar czasu pracy, jakie widzą zalety i wady pracy zdalnej dla siebie i dla firmy. Paulina Leja komentuje:

– Priorytetem jest dla nas komfort pracownika. Chcemy przeanalizować odpowiedzi naszych pracowników i znaleźć optymalne rozwiązanie, które pozwoli zarówno na work-life-balance i zadowolenie pracowników, ich produktywność, płynną komunikację, a także pielęgnowanie relacji międzyludzkich i zachowanie naszej kultury organizacyjnej. Już teraz możemy powiedzieć, że planujemy docenić w szczególności seniorów i osoby, które od lat związane są z firmą, być może w całości uwzględniając ich preferencje. Wstępnie przychylamy się również do zwiększenia wymiaru pracy zdalnej dla wszystkich – finalne decyzje dopiero zapadną, kiedy będziemy zbliżać się do pełnego powrotu do biur – czyli, o ile się nic nie zmieni – po wakacjach.

Był taki moment, kiedy temat pracy zdalnej zaczął „wyskakiwać z lodówki”. Wszyscy zastanawiali się, jak ją zorganizować, jak sprawdzać efektywność, jak motywować pracowników. I mimo pierwszego szoku, firmy dobrze sobie poradziły. Na wysokości zadania stanęli też pracownicy, bo bardzo często pojawiają się głosy przedsiębiorców, że efektywność nie spadła, a zaangażowanie ludzi było na wysokim poziomie. Można chyba stwierdzić, że zdaliśmy ten egzamin.

Bardzo cieszy to, że firmy w większości nie chcą wracać, w 100 procentach, do „starego”. Widzą w pracy zdalnej szansę, a i wielu pracowników doceniło taką możliwość. Teraz najważniejsze jest dobre poznanie swoich wzajemnych potrzeb. Praca zdalna daje dużo możliwości: szansę na odkorkowanie dużych miast, łatwiejsze łączenie życia zawodowego i osobistego, poszerzenie rynku zatrudnienia poprzez poszukiwanie pracowników poza miejscem lokalizacji firmy. Na pewno jesteśmy świadkami ewolucji na rynku pracy, która – przy odrobinie empatii z każdej strony – może bardzo dobrze wpłynąć na jakość życia i funkcjonowanie organizacji.

Rozmawiała i podsumowała Magdalena Felczak, założycielka Homejob, inicjatorka akcji #Niezwalniajmy